21મી મે સુધીમાં મંત્રાલયો, વિભાગો પાસેથી સૂચન મેળવી ઈ-ઓફિસનું કામ આગળ વધારાશે

લોકડાઉન 1.0થી લઈને અત્યાર સુધી વિવિધ મંત્રાલયો અને વિભાગોએ પોતાનું 80 ટકા કામ વર્ક ફ્રોમ હોમ અંતર્ગત પતાવ્યા

વિશ્વમાં કોરોના વાયરસની અસર ખૂબ લાંબા સમય સુધી રહેશે તેવું જણાઈ રહ્યું છે. વિશ્વ સ્વાસ્થ્ય સંગઠનના ઈમરજન્સી મામલે પ્રમુખ ડો. માઈકલ રિયાને પણ આ વાયરસ કદાચ કદી નહીં જાય તે અર્થનું નિવેદન આપ્યું છે. આ બધી પરિસ્થિતિને ધ્યાનમાં રાખીને મોદી સરકાર લોકડાઉન 4.0 બાદ પોતાના 75 મંત્રાલયો અને વિભાગોને ‘વર્ક ફ્રોમ હોમ’ની પરંપરામાં ઢાળવા જઈ રહી છે.

શરૂઆતમાં ડેપ્યુટી સેક્રેટરી અને તેની ઉપરના ઈ-ઓફિસ આ યોજનામાં સામેલ થશે. બાદમાં એચઓડી પણ પોતાના સેક્શન ઓફિસર્સને તેનો હિસ્સો બનાવી શકે છે. ક્લાસિફાઈડ ફાઈલ્સને ઈ-ઓફિસથી નહીં મોકલવામાં આવે. નેશનલ ઈન્ફોર્મેટિક્સ સેન્ટર (એનઆઈસી)ને ઈ-ઓફિસ વર્કિંગની નોડલ એજન્સી બનાવવામાં આવી છે. ડીઓપીટીએ આ મામલે તમામ મંત્રાલયો અને વિભાગોને 21મી મે સુધીમાં સૂચન આપવા જણાવ્યું છે. જો કોઈ મંત્રાલય કે વિભાગ આ તારીખ સુધીમાં કોઈ સૂચન નહીં આપે તો ઈ-ઓફિસ માટે તેમની સ્વીકૃતિ માનવામાં આવશે.

ડીઓપીટી દ્વારા મોકલવામાં આવેલા ડ્રાફ્ટમાં લખવામાં આવ્યું છે કે, સોશિયલ ડિસ્ટન્સિંગ જાળવી રાખવા વર્ક ફ્રોમ હોમ મહત્વનું બની ગયું છે. લોકડાઉન 1.0થી લઈને અત્યાર સુધી વિવિધ મંત્રાલયો અને વિભાગોએ પોતાનું 80 ટકા કામ વર્ક ફ્રોમ હોમ અંતર્ગત પતાવ્યું છે. તેને આગળ પણ જાળવી રાખવામાં આવશે. NICએ ઈ-ઓફિસ અને વીડિયો કોન્ફરન્સિંગ જેવું મજબૂત પ્લેટફોર્મ ઉપલબ્ધ કરાવવામાં મહત્વની ભૂમિકા ભજવી છે. લોકડાઉન 4.0 બાદ પણ આ વ્યવસ્થા ચાલુ રહે તે માટે હવે જે ડ્રાફ્ટ તૈયાર થઈ રહ્યો છે તેમાં સુરક્ષાનું સૌથી વધુ ધ્યાન રખાશે.

NIC ગૃહ મંત્રાલય સાથે મળીને સિક્યોરિટી ગાઈડલાઈન તૈયાર કરશે અને રોટેશન આધારે લેપટોપ ઉપલબ્ધ કરવામાં આવશે. આઈટીના અન્ય લોજિસ્ટિકની જવાબદારી પણ એનઆઈસીને સોંપવામાં આવી છે. ડેટા કાર્ડ માટે રિમ્બર્સમેન્ટની જોગવાઈ કરાશે. ઈ-ઓફિસ દરમિયાન સેન્ટ્રલ રજિસ્ટ્રી યુનિટ (CRU) અને ફિઝિકલ પોસ્ટ સિસ્ટમ કામ કરતી રહેશે. ઈ-ઓફિસના કામમાં મોડું ન થાય તે માટે એસએમએસ અને ઈમેઈલ પર એલર્ટ મોકલાશે.

મહત્વની ફાઈલ્સ ઈ-ઓફિસની નોલેજ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમમાં રહેશે. વિવિધ મંત્રાલયો વચ્ચે મહત્વની ફાઈલ્સનું આદાન-પ્રદાન પહેલાની જેમ સરળતાથી ચાલતુ રહેશે.

ઈ-ઓફિસ વીઆઈપી અને સંસદના કામની ફાઈલ કઈ રીતે મોકલશે તે અંગે વિચારણા ચાલી રહી છે. તેના માટે એસએમએસ એલર્ટ મોકલવામાં આવશે. કઈ ફાઈલ કોના પાસે છે અને તેનો પ્રગતિ રિપોર્ટ શું છે વગેરે વિગતો એલર્ટમાં રહેશે જ્યારે એનઆઈસી ઉત્કૃષ્ટ વીડિયો કોન્ફરન્સિંગ સેવા પૂરી પાડશે. તમામ મંત્રાલય એનઆઈસીના સેન્ટ્રલ હેલ્પ ડેસ્ક સાથે જોડાયેલા હશે. ઈ-ઓફિસમાં કોઈ તકનીકી મુશ્કેલી આવશે તો મંત્રાલય અને વિભાગો આ હેલ્પ ડેસ્કનો સંપર્ક કરી શકશે.

ઈ-ઓફિસ માટે જે લેપટોપ ઉપલ્બધ કરવામાં આવશે તેને અન્ય કોઈ કામ માટે નહીં વાપરી શકાય. વર્ક ફ્રોમ હોમવાળા તમામ અધિકારી ફોન પર ઉપલબ્ધ રહેશે. એક વર્ષમાં કયા અધિકારીએ કેટલો સમય વર્ક ફ્રોમ હોમ કરવું તે નક્કી કરાઈ રહ્યું છે અને શરૂઆતમાં તેની અવધિ બે સપ્તાહની હોઈ શકે છે.